Dla pracodawców, kadr i służb BHP
Żadne uprawnienie w Twojej firmie nie wygaśnie bez ostrzeżenia
Badania lekarskie, szkolenia BHP, SEP, UDT, ADR, kod 95, zezwolenia na pracę cudzoziemców — wszystkie terminy w jednym miejscu, z powiadomieniem na tyle wcześnie, żeby dało się zdążyć.
14 dni bezpłatnie, bez karty płatniczej. Dane na serwerach w Unii Europejskiej.
Ile to kosztuje, a ile kosztuje przeoczenie
Rok korzystania z upra.pl jest tańszy niż jedna kara
To nie jest figura retoryczna. Poniżej są kwoty wprost z przepisów — wystarczy je porównać z ceną.
Plan Starter, płatność roczna
2028 zł/ rok
do 25 pracowników, czyli 169 zł miesięcznie. Nieograniczona liczba uprawnień na pracownika.
Minimalna kara za jednego cudzoziemca z wygasłym zezwoleniem
3 000 zł
Przy dwóch osobach kara przekracza roczny koszt planu Growth. Górna granica to 50 000 zł.
Co grozi za dopuszczenie pracownika bez aktualnych uprawnień
Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (np. po wygaśnięciu zezwolenia)
od 3 000 zł do 50 000 zł
Podstawa: ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom — kara nie niższa niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca
Dopuszczenie pracownika do pracy bez aktualnych badań lekarskich
mandat 1 000–2 000 zł, grzywna do 30 000 zł
Podstawa: art. 283 § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 229 § 4 Kodeksu pracy
Dopuszczenie pracownika do pracy bez szkolenia BHP
mandat 1 000–2 000 zł, grzywna do 30 000 zł
Podstawa: art. 283 § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 237³ Kodeksu pracy
Wypadek pracownika bez aktualnych badań lub szkolenia BHP to dodatkowo odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy i realne ryzyko, że ubezpieczyciel odmówi pokrycia szkody — a tu kwoty nie mają górnego limitu.
Rozproszone terminy
Arkusz pokazuje daty. Nikogo nie zawiadamia.
Żeby arkusz zadziałał, ktoś musi go otworzyć i przejrzeć — regularnie, przez lata, także w czasie urlopów i po zmianie osoby odpowiedzialnej. W praktyce ten nawyk urywa się po kilku miesiącach i nikt tego nie zauważa.
upra.pl sprawdza terminy codziennie i wysyła powiadomienie wtedy, kiedy ustawisz — na przykład 30 dni przed, do pracownika, i 14 dni przed, także do jego przełożonego.
Kontrola PIP
Inspektor pyta o konkretną osobę i konkretną datę.
Bez jednego miejsca z danymi odpowiedź zajmuje godziny przeglądania teczek. A dopuszczenie pracownika bez aktualnych badań jest jednym z najłatwiejszych do wykazania naruszeń — wystarczy porównać datę z datą kontroli.
Tutaj filtrujesz po zespole, rodzaju uprawnienia i statusie, a całość eksportujesz do pliku CSV. Każda zmiana danych jest zapisana w dzienniku audytowym: kto, kiedy, z jakiego adresu IP.
Odejście kadrowej
Wiedza, która „była w głowie”, zostaje w firmie.
Najczęstszy moment, w którym firma traci kontrolę nad terminami, to odejście osoby, która je pamiętała. Nowa osoba zaczyna od zera i dowiaduje się o zaległościach przy pierwszej kontroli.
Karta pracownika pokazuje całą historię uprawnień wraz z informacją, kto i kiedy ostatnio je zmieniał. Przekazanie obowiązków to zalogowanie się, nie trzygodzinna rozmowa.
Bezpieczeństwo
Powierzasz nam dane osobowe swoich pracowników
Poniżej wyłącznie to, co faktycznie działa w produkcie — bez obietnic na przyszłość. Czego jeszcze nie mamy, piszemy wprost na osobnej stronie.
- Dane każdej firmy odizolowane na poziomie bazy danych, nie tylko aplikacji — polityki Row Level Security w PostgreSQL
- Logowanie kontem firmowym Google Workspace lub Microsoft 365
- Obowiązkowe uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) dla kont administracyjnych logujących się hasłem
- Opcja „wpuszczaj tylko konta z domen firmowych” — odcina prywatne adresy
- Hasła przechowywane jako skróty Argon2id, numery dokumentów szyfrowane w bazie (AES-256-GCM)
- Nie przechowujemy wyników badań ani informacji o zdrowiu — wyłącznie daty ważności
- Serwery w Unii Europejskiej, bez przekazywania danych do państw trzecich
- Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych dostępna jawnie, przed założeniem konta
- Eksport wszystkich danych do CSV samoobsługowo, bez opłaty i bez naszej zgody
Cennik
Płacisz za liczbę pilnowanych pracowników
Ceny netto w złotych. Bez umowy na czas określony, bez przekreślonych promocji.
| Plan | Pracownicy | Miesięcznie | Przy płatności rocznej |
|---|---|---|---|
| Starter | do 25 pracowników | 199 zł | 169 zł |
| Growth | do 100 pracowników | 499 zł | 424 zł |
| Business | do 500 pracowników | 1199 zł | 1019 zł |
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy upra.pl przechowuje wyniki badań lekarskich moich pracowników?
Nie i celowo nie damy takiej możliwości. Przechowujemy wyłącznie fakt posiadania uprawnienia i datę jego ważności — bez orzeczeń, diagnoz i jakichkolwiek informacji o zdrowiu. Dzięki temu w systemie nie ma danych szczególnej kategorii z art. 9 RODO, co radykalnie zmniejsza ryzyko i obowiązki po stronie Twojej firmy jako Administratora danych.
Kto odpowiada za dane pracowników — my czy upra.pl?
Twoja firma jest Administratorem danych swoich pracowników, a upra.pl działa jako Podmiot przetwarzający (Procesor). Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych jest zawierana przy zakładaniu konta i jest dostępna do wglądu w każdej chwili. Nie wykorzystujemy danych Twoich pracowników do żadnych własnych celów — w szczególności nie trenujemy na nich modeli i nie przekazujemy ich do celów marketingowych.
Gdzie fizycznie są przechowywane dane?
Na serwerach w Unii Europejskiej. Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich, więc nie musisz analizować podstaw transferu poza EOG ani polegać na mechanizmach typu Data Privacy Framework.
Czy mogę wymusić, żeby pracownicy logowali się tylko kontem firmowym?
Tak. W panelu administratora firmy dodajesz swoje domeny (np. @firma.pl) i włączasz opcję „wpuszczaj tylko konta z domen firmowych”. Odcina to prywatne Gmaile i daje Ci pełną kontrolę: zablokowanie konta w Google Workspace albo Microsoft 365 odcina dostęp do upra.pl natychmiast, bez czekania na nasze działanie. Możesz też całkowicie wyłączyć logowanie hasłem.
Czy musimy zmieniać sposób pracy, żeby to wdrożyć?
Nie. upra.pl nie zastępuje dokumentacji BHP ani systemu kadrowego — pilnuje tylko terminów. Wdrożenie to wprowadzenie listy pracowników i dat ważności, co przy kilkudziesięciu osobach zajmuje jedno popołudnie. Katalog polskich uprawnień z domyślnymi okresami ważności jest już w systemie.
Co jeśli przestaniemy korzystać z upra.pl?
Dane możesz w każdej chwili wyeksportować do pliku CSV, bez proszenia nas o zgodę i bez dodatkowej opłaty. Po rozwiązaniu umowy usuwamy dane w terminie wskazanym w Umowie Powierzenia. Nie stosujemy blokowania eksportu jako sposobu na zatrzymanie klienta.
Czy to się opłaca przy małej firmie?
Roczny koszt planu Starter przy płatności z góry to około 2028 zł. Minimalna kara za powierzenie pracy jednemu cudzoziemcowi po wygaśnięciu zezwolenia to 3 000 zł, a mandat PIP za dopuszczenie pracownika bez aktualnych badań zaczyna się od 1 000 zł i może sięgnąć 30 000 zł grzywny. Jedno przeoczenie zwykle kosztuje więcej niż cały rok korzystania z systemu.
Czy powiadomienia docierają też do przełożonego?
Tak, od planu Growth. Każdemu pracownikowi możesz przypisać przełożonego, a reguła powiadomień decyduje, kto dostaje wiadomość: pracownik, przełożony albo oba. Reguły ustawiasz globalnie dla firmy, osobno dla konkretnego typu uprawnienia lub wyjątkowo dla jednej osoby.
Sprawdź to na własnych danych
14 dni bezpłatnie, bez karty płatniczej. Wprowadź kilku pracowników i zobacz, ile terminów jest bliżej, niż myślisz.
Bez karty płatniczej. Bez umowy na czas określony. Dane możesz wyeksportować w każdej chwili.