Pracownicy z zagranicy
Monitoring terminów zezwoleń na pracę i kart pobytu
To najdroższa kategoria przeoczeń: kara zaczyna się od 3 000 zł za jedną osobę i sięga 50 000 zł. Żaden urząd nie przypomni o zbliżającym się końcu ważności — obowiązek pilnowania leży wyłącznie po stronie pracodawcy.
Kara liczona za każdego pracownika osobno
Grzywna za nielegalne powierzenie pracy wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł, a kwota minimalna 3 000 zł dotyczy jednego cudzoziemca. Oznacza to, że przeoczenie terminu u kilku osób mnoży karę, a nie rozkłada ją. Osobno karany jest także sam cudzoziemiec — grzywną nie niższą niż 1 000 zł — co w praktyce oznacza konflikt z pracownikiem, którego firma chciała zatrzymać.
Podstawa: przepisy karne ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Dokumenty, których terminy trzeba pilnować
Zezwolenie na pracę (typy A–E)
Wydawane na czas określony, zwykle do 3 lat. Wygasa z dniem wskazanym w decyzji — bez przypomnienia z urzędu.
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
Krótszy okres niż zezwolenie, dlatego terminy wracają częściej i łatwiej je przeoczyć.
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)
Data ważności karty i data, do której wolno pracować, mogą się różnić — trzeba pilnować obu.
Wiza z prawem do pracy
Najkrótsze okresy ważności, przy jednoczesnym największym ryzyku przeoczenia.
Zaświadczenie o złożeniu wniosku (stempel w paszporcie)
Legalizuje pobyt w okresie oczekiwania na decyzję — ale prawo do pracy zależy od podstawy, na jakiej wniosek złożono.
Jeden pracownik ma zwykle kilka z tych dokumentów naraz, z różnymi datami ważności — i wystarczy, że wygaśnie jeden, żeby dalsze powierzanie pracy było naruszeniem.
Rozwiązanie
Co robi upra.pl
Każdy dokument pracownika z zagranicy wprowadzasz jako osobne uprawnienie z własną datą ważności i numerem. Dzięki temu pracownik z zezwoleniem, kartą pobytu i wizą ma trzy niezależnie pilnowane terminy, a nie jedną datę „do kiedy może pracować”.
Przypomnienia przy tej kategorii ustawia się znacznie wcześniej niż przy badaniach — procedura przedłużenia trwa tygodnie, a czasem miesiące. Reguła 90 i 60 dni przed terminem, z powiadomieniem do kadr i do przełożonego, daje realny czas na złożenie wniosku.
Numery dokumentów są szyfrowane osobno w bazie danych, kluczem przechowywanym poza nią. Kopia samej bazy nie wystarcza do ich odczytania — przy danych pracowników z zagranicy, które bywają przedmiotem szczególnego zainteresowania, ma to znaczenie.
W praktyce
- Osobne typy uprawnień dla zezwolenia, karty pobytu, wizy i oświadczenia
- Numer dokumentu zapisany razem z datą, zaszyfrowany w bazie danych
- Przypomnienia z dużym wyprzedzeniem — 90 i 60 dni, bo tyle trwa procedura
- Lista osób z dokumentami wygasającymi w najbliższym kwartale, na jednym ekranie
- Eksport CSV z numerami dokumentów i datami — gotowy na pytanie inspektora PIP
- Dziennik audytowy: udokumentowany dowód, że firma pilnowała terminów, a nie tylko twierdzi, że pilnowała
Pytania
Zatrudnianie cudzoziemców — najczęstsze pytania
Jaka jest kara za powierzenie pracy cudzoziemcowi po wygaśnięciu zezwolenia?▾
Od 3 000 zł do 50 000 zł, przy czym kara nie może być niższa niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca. Podstawa to przepisy karne ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przy pięciu osobach z wygasłymi dokumentami mówimy więc o minimum 15 000 zł.
Czy powierzenie pracy na innych warunkach niż w zezwoleniu też jest naruszeniem?▾
Tak. Powierzenie pracy na innym stanowisku, na innych warunkach albo za niższym wynagrodzeniem niż określone w posiadanym zezwoleniu spełnia przesłanki nielegalnego powierzenia wykonywania pracy — nawet jeśli samo zezwolenie jest wciąż ważne. To obszar, w którym firmy popełniają błąd nieświadomie, przy awansie albo przesunięciu pracownika.
Czy urząd przypomina o zbliżającym się końcu ważności zezwolenia?▾
Nie. Zezwolenie wygasa z dniem wskazanym w decyzji i żaden organ nie ma obowiązku o tym powiadamiać — ani pracodawcy, ani cudzoziemca. Cała odpowiedzialność za pilnowanie terminu i złożenie wniosku o kolejne zezwolenie w odpowiednim momencie leży po stronie firmy.
Ile wcześniej trzeba zacząć procedurę przedłużenia?▾
W praktyce dwa–trzy miesiące, bo czas rozpatrywania wniosków bywa długi i nieprzewidywalny. Dlatego przy dokumentach cudzoziemców warto ustawić przypomnienie znacznie wcześniej niż przy badaniach lekarskich — na przykład 90 i 60 dni przed terminem.
Co jeszcze poza datą ważności warto trzymać w jednym miejscu?▾
Numer dokumentu i jego typ — żeby przy kontroli PIP dało się od razu wskazać, na jakiej podstawie pracownik wykonuje pracę. W upra.pl numer dokumentu jest szyfrowany osobno w bazie danych, kluczem przechowywanym poza nią, bo w połączeniu z innymi danymi identyfikuje osobę mocniej niż samo imię i nazwisko.
Informacje na tej stronie mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców zmieniały się istotnie w 2025 roku — w sprawach wątpliwych skonsultuj się z prawnikiem albo z Państwową Inspekcją Pracy.
Jedno przeoczenie kosztuje więcej niż rok systemu
Przy minimalnej karze 3 000 zł za jedną osobę roczna subskrypcja zwraca się już przy pierwszym terminie, którego nie przeoczysz.
Bez karty płatniczej. Bez umowy na czas określony. Dane możesz wyeksportować w każdej chwili.