Regulamin świadczenia usługi upra.pl

§ 1. Definicje

• Usługodawca — podmiot prowadzący serwis upra.pl, którego pełne dane identyfikacyjne i rejestrowe są wskazane w potwierdzeniu zawarcia umowy oraz na fakturze.
• Serwis — aplikacja internetowa dostępna pod adresem upra.pl, służąca do ewidencji i nadzoru nad terminami ważności uprawnień, badań i szkoleń pracowników.
• Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi.
• Konto — wydzielony obszar Serwisu przypisany do Klienta, zawierający wprowadzone przez niego dane.
• Użytkownik — osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do swojego Konta.
• Dane Pracowników — dane osobowe pracowników i współpracowników Klienta, wprowadzane przez niego do Serwisu.
• Okres Rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zależnie od wybranego sposobu płatności.

§ 2. Przedmiot i charakter usługi

1. Usługa polega na udostępnieniu Klientowi Serwisu w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa). Usługodawca nie przenosi na Klienta praw autorskich do Serwisu — Klient otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z niego w okresie obowiązywania umowy.
2. Serwis jest narzędziem wspierającym nadzór nad terminami i nie zwalnia Klienta z żadnego obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy. Odpowiedzialność za niedopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganych uprawnień, badań lub szkoleń spoczywa wyłącznie na Kliencie jako pracodawcy. Usługodawca nie świadczy doradztwa prawnego ani usług z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
3. Informacje o okresach ważności uprawnień zawarte w katalogu Serwisu mają charakter pomocniczy i orientacyjny. Klient jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji terminów wynikających z obowiązujących przepisów oraz z treści konkretnych dokumentów (w szczególności orzeczeń lekarskich i decyzji administracyjnych).
4. Serwis nie jest przeznaczony do przechowywania danych dotyczących zdrowia. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu wyników badań, orzeczeń lekarskich, diagnoz ani innych informacji o stanie zdrowia, a także numerów PESEL i skanów dokumentów. Pola tekstowe Serwisu nie służą do obejścia tego ograniczenia.

§ 3. Zawarcie umowy i okres próbny

1. Umowa zostaje zawarta w chwili utworzenia Konta przez osobę umocowaną do reprezentowania Klienta i zaakceptowania niniejszego Regulaminu oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych.
2. Nowy Klient otrzymuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny z pełną funkcjonalnością, bez obowiązku podania danych karty płatniczej.
3. Po zakończeniu okresu próbnego, jeżeli Klient nie wybrał planu płatnego, Konto przechodzi w tryb wyłącznie do odczytu. Dane pozostają dostępne do wglądu i eksportu, lecz wysyłka powiadomień zostaje wstrzymana. Usługodawca nie pobiera żadnej opłaty automatycznie.
4. Konto w trybie odczytu jest utrzymywane przez 90 dni, po czym — po uprzednim powiadomieniu na adres email Użytkownika o roli Właściciel — może zostać usunięte wraz z danymi.

§ 4. Płatności

1. Wysokość opłat określa cennik dostępny pod adresem upra.pl/cennik. Ceny podawane są w złotych polskich jako kwoty netto, do których doliczany jest podatek VAT.
2. Opłata jest naliczana z góry za Okres Rozliczeniowy. Przy płatności rocznej obowiązuje rabat wskazany w cenniku.
3. Plan jest powiązany z limitem liczby pracowników ewidencjonowanych w Serwisie. Przekroczenie limitu nie powoduje wyłączenia funkcji ani zablokowania dostępu do danych — Usługodawca informuje Klienta o przekroczeniu i proponuje zmianę planu, która obowiązuje od kolejnego Okresu Rozliczeniowego.
4. Wiadomości SMS są rozliczane w ramach pakietu przypisanego do planu. Po wykorzystaniu pakietu Usługodawca nie wysyła SMS-ów generujących dodatkowy koszt bez uprzedniego, wyraźnego zlecenia Klienta — powiadomienia są w takim wypadku wysyłane kanałem email.
5. Zmiana cennika nie dotyczy już opłaconych Okresów Rozliczeniowych. O zmianie Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni; brak akceptacji uprawnia Klienta do rozwiązania umowy z końcem opłaconego okresu.
6. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca może ograniczyć Konto do trybu odczytu, po uprzednim wezwaniu. Dane nie są usuwane z powodu nieopłacenia faktury przed upływem terminu z § 3 ust. 4.

§ 5. Obowiązki Klienta

1. Klient zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania Danych Pracowników wprowadzanych do Serwisu oraz że wykonał wobec tych osób obowiązek informacyjny z art. 13 RODO, wskazując upra.pl jako podmiot przetwarzający.
2. Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępu Użytkownikom, w szczególności za niezwłoczne wyłączenie konta osoby, która przestała być do niego uprawniona.
3. Klient zobowiązuje się nie podejmować prób uzyskania dostępu do danych innych Klientów, obejścia mechanizmów kontroli dostępu, ani testów bezpieczeństwa bez uprzedniego pisemnego uzgodnienia zakresu z Usługodawcą. Zgłoszenia podatności dokonane w dobrej wierze są przyjmowane zgodnie z zasadami opisanymi na stronie Bezpieczeństwo.
4. Klient nie udostępnia Serwisu osobom trzecim ani nie korzysta z niego w celu świadczenia usług podmiotom, które nie są z nim powiązane, chyba że strony uzgodnią to odrębnie (dotyczy w szczególności biur rachunkowych i firm świadczących usługi BHP).

§ 6. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie 99,5% w miesiącu, z wyłączeniem zaplanowanych prac konserwacyjnych zapowiedzianych co najmniej 48 godzin wcześniej.
2. Gwarantowany poziom dostępności (SLA) wraz z rekompensatą za jego naruszenie jest przedmiotem odrębnej umowy dostępnej w planie Enterprise. W pozostałych planach wskaźnik z ust. 1 jest zobowiązaniem starannego działania, a nie gwarancją rezultatu.
3. Wsparcie jest świadczone kanałem email pod adresem [email protected] w dni robocze. Czas pierwszej odpowiedzi: do 2 dni roboczych, a w planie Business — do 1 dnia roboczego.
4. Na potrzeby rozwiązania zgłoszenia Użytkownik o roli Właściciel lub Administrator może zostać poproszony o zgodę na podgląd Konta przez wsparcie Usługodawcy. Każde rozpoczęcie i zakończenie takiego podglądu, a także każda wykonana w jego trakcie zmiana, są zapisywane w dzienniku audytowym Klienta, widocznym dla niego w Serwisie.

§ 7. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej oraz z rażącego niedbalstwa bez ograniczenia kwotowego.
2. W pozostałym zakresie odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści.
3. Usługodawca nie odpowiada za kary, grzywny i inne sankcje nałożone na Klienta w związku z niedopełnieniem obowiązków pracodawcy, w tym za dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganych uprawnień, badań lub szkoleń. Serwis wspiera nadzór nad terminami, ale decyzja o dopuszczeniu pracownika do pracy należy wyłącznie do Klienta.
4. Usługodawca nie odpowiada za niedostarczenie powiadomienia z przyczyn leżących poza jego kontrolą, w szczególności za nieprawidłowy adres email lub numer telefonu wprowadzony przez Klienta, odrzucenie wiadomości przez filtr antyspamowy odbiorcy, awarię operatora telekomunikacyjnego ani za brak reakcji odbiorcy na dostarczone powiadomienie.
5. Ograniczenia z ust. 2–4 nie wyłączają odpowiedzialności Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego na zasadach określonych w RODO i w Umowie Powierzenia.

§ 8. Dane i ich przenoszenie

1. Dane wprowadzone do Serwisu pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie wykorzystuje ich do własnych celów, w szczególności nie wykorzystuje ich do trenowania modeli uczenia maszynowego, profilowania ani działań marketingowych.
2. Klient ma stały, samoobsługowy dostęp do eksportu wszystkich swoich danych w formacie CSV, bez dodatkowej opłaty i bez konieczności uzyskania zgody Usługodawcy.
3. Zasady przetwarzania, przechowywania i usuwania Danych Pracowników określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych, a przetwarzanie danych Użytkowników — Polityka prywatności.

§ 9. Rozwiązanie umowy

1. Klient może rozwiązać umowę w każdym czasie, ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Umowa nie jest zawierana na czas określony i nie wymaga wypowiedzenia z wyprzedzeniem.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, zwracając Klientowi opłatę za niewykorzystany okres.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie istotnego naruszenia § 5 ust. 3 lub 4 przez Klienta, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszenia, chyba że naruszenie zagraża bezpieczeństwu danych innych Klientów — wówczas bez wezwania.
4. Po rozwiązaniu umowy Klient ma 30 dni na wyeksportowanie danych. Po tym terminie dane są usuwane zgodnie z Umową Powierzenia.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu należy kierować na adres [email protected], wskazując nazwę Klienta, opis problemu i datę jego wystąpienia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
3. Sprawy dotyczące ochrony danych osobowych należy kierować na adres [email protected].

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z przyczyn technicznych, prawnych lub organizacyjnych, informując Klienta co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie, na adres email Użytkownika o roli Właściciel.
2. Brak akceptacji zmiany uprawnia Klienta do rozwiązania umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, z zachowaniem prawa do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres.
3. Każda wersja Regulaminu jest archiwizowana i udostępniana na żądanie Klienta.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
2. Spory wynikające z umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby Usługodawcy, po uprzedniej próbie rozwiązania sporu w drodze negocjacji.
3. W razie sprzeczności między Regulaminem a Umową Powierzeniaw zakresie przetwarzania danych osobowych — pierwszeństwo ma Umowa Powierzenia.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia zachowują moc.