Funkcje — ewidencja i kontrola ważności uprawnień pracowników

Funkcje

Wszystko, co robi upra.pl — i czego świadomie nie robi

Produkt wąski i dokończony jest użyteczniejszy od szerokiego i niedokończonego. Poniżej pełna lista, bez pozycji „w przygotowaniu”.

Struktura Firma → Zespół → Pracownik — zespoły są opcjonalne, więc mała firma nie musi ich w ogóle używać.
Każdemu pracownikowi przypisujesz przełożonego, żeby powiadomienia trafiały do osoby, która realnie może odnowić uprawnienie.
Dowolna liczba uprawnień na pracownika, każde z własną datą wydania i wygaśnięcia. Uprawnienia bezterminowe oznaczasz jawnie, zamiast wpisywać sztuczną datę w 2099 roku.
Historia uprawnień zostaje po odnowieniu — widzisz nie tylko aktualny stan, ale też to, że poprzednie badanie wygasło trzy lata temu i kiedy dokładnie zostało odnowione.
Pracownika, który odszedł z firmy, oznaczasz jako nieaktywnego. Dane nie znikają od razu, bo rozliczalność historycznych zmian musi zostać — ale przestają generować powiadomienia.

Panel startowy od razu pokazuje trzy liczby, które mają znaczenie: ile uprawnień już wygasło, ile wygasa w najbliższym czasie i ile jest aktualnych.
Status (wygasłe / wygasa wkrótce / aktualne) jest liczony przy każdym odpytaniu, nigdy przechowywany — nie ma więc możliwości, by dane „zastygły” na nieaktualnym statusie.
Filtrowanie po zespole, typie uprawnienia i statusie. Odpowiedź na pytanie „kto w tym miesiącu traci uprawnienia?” zajmuje kilkanaście sekund, a nie pół dnia.
Eksport bieżącego widoku do CSV — do arkusza, do systemu kadrowego albo do wydruku na kontrolę.

Reguła określa, ile dni przed wygaśnięciem wysłać powiadomienie, do kogo (pracownik, przełożony albo oba) i jakim kanałem (email, SMS albo oba).
Trzy poziomy reguł z jasnym pierwszeństwem: wyjątek dla konkretnego pracownika przebija regułę dla typu uprawnienia, a ta przebija regułę ogólną firmy.
Możesz ustawić kilka reguł dla tego samego uprawnienia — na przykład 60, 30 i 7 dni przed terminem, każda do innego odbiorcy.
Mechanizm zabezpieczony przed duplikatami: nawet jeśli proces wysyłki uruchomi się dwa razy tego samego dnia, pracownik nie dostanie dwóch takich samych wiadomości.
Akcja „wyślij testowo” pozwala sprawdzić treść i odbiorcę bez czekania na realny termin.
Historia wysyłek z informacją o statusie — widzisz, że wiadomość faktycznie wyszła, a nie tylko że reguła istnieje.

Gotowy katalog polskich uprawnień z domyślnymi okresami ważności — nie zaczynasz od pustej listy.
Dodajesz własne typy uprawnień specyficzne dla swojej branży, z własnym domyślnym okresem ważności.
Dla typów wymagających numeru dokumentu zaznaczasz to w definicji, a system przypomina o jego wpisaniu.
Typ uprawnienia można wyłączyć (przestaje być proponowany), nie tracąc historycznych wpisów, które go używały.

Cztery role: Właściciel (pełna kontrola), Administrator (katalog, reguły, użytkownicy), Edytor (dane pracowników i uprawnień), Podgląd (tylko odczyt).
Każda rola jest sprawdzana po stronie serwera przy każdej akcji — ukrycie przycisku w interfejsie nigdy nie jest jedynym zabezpieczeniem.
Logowanie kontem firmowym Google Workspace lub Microsoft 365, z możliwością całkowitego wyłączenia haseł.
Opcja „wpuszczaj tylko konta z domen firmowych”, odcinająca prywatne adresy email.
Obowiązkowe dwuskładnikowe uwierzytelnianie dla kont administracyjnych logujących się hasłem.
Dziennik audytowy dostępny do przeglądania w panelu — kto, kiedy i z jakiego adresu IP zmienił dane.

Katalog

Wartości domyślne możesz nadpisać w każdym wpisie — część uprawnień zależy od stanowiska albo treści orzeczenia, a przepisy się zmieniają.

Badania lekarskie okresowe

wg orzeczenia, zwykle 1–4 lata

Szkolenie okresowe BHP

1, 3 lub 5 lat wg stanowiska

Uprawnienia SEP (G1, G2, G3)

5 lat

Uprawnienia UDT (wózki, HDS, podesty)

bezterminowe lub okresowe

ADR — przewóz materiałów niebezpiecznych

5 lat

Kwalifikacja kierowcy zawodowego (kod 95)

5 lat

Karta kierowcy do tachografu

5 lat

Zezwolenie na pracę / karta pobytu cudzoziemca

wg dokumentu

Certyfikat spawacza

2 lata

Licencja pracownika ochrony

bezterminowa

Szkolenie pierwszej pomocy

zalecane 2 lata

Granice produktu

Mówimy to wprost, żeby nie okazało się to po dwóch tygodniach wdrożenia.

Pełna dokumentacja BHP (ocena ryzyka zawodowego, rejestry wypadków, instrukcje stanowiskowe) — do tego są dedykowane programy dla służb BHP.
Kadry i płace, umowy, ewidencja czasu pracy — upra.pl nie zastępuje systemu kadrowego.
Przechowywanie skanów dokumentów i orzeczeń — celowo, bo zdjęcie orzeczenia lekarskiego to dane o zdrowiu.
Generowanie skierowań na badania — na razie nie, bo wymaga wiernego odwzorowania wzorów urzędowych i aktualizacji przy każdej zmianie rozporządzenia.

Wprowadź kilkanaście osób i ich terminy. Przegląd pokaże, ile z nich jest bliżej granicy, niż się wydaje.

Bez karty płatniczej. Bez umowy na czas określony. Dane możesz wyeksportować w każdej chwili.